Digitalizzazione dei processi aziendali

Sommario:

• Breve introduzione sulla digitalizzazione dei processi aziendali
• Digitalizzazione aziendale: che cos’è
• Quali sono i vantaggi della digitalizzazione aziendale
• Quali strumenti possono essere utilizzati per digitalizzare la tua azienda?
• Digitalizzazione: un esempio pratico - sito web + CRM
• Il ruolo dell'Intelligenza Artificiale nella digitalizzazione della tua azienda
• Quando costa digitalizzare un processo aziendale?

Introduzione

Quello della digitalizzazione dei processi aziendali è un tema molto importante per le aziende che vogliono rimanere competitive sul mercato: si stima, infatti, che nei prossimi anni chi innoverà costantemente la propria attività e i propri processi riuscirà non solo a sopravvivere, ma anche a sovraperformare rispetto a quelle aziende che non investono nella digitalizzazione.
La digitalizzazione aziendale non riguarda solo la parte esecutiva ma, anche, la parte manageriale in quanto, per essere applicata efficacemente, necessita di essere compresa, studiata e praticata ad ogni livello aziendale.

In questo articolo, parleremo di cos’è la digitalizzazione aziendale, di come può aiutare le aziende a migliorare i propri processi, a ridurre i costi e ad aumentare la produttività.

Digitalizzazione aziendale: che cos’è

Digitalizzare la propria azienda e i propri processi aziendali significa introdurre l’utilizzo di tecnologie che permettono di automatizzare, snellire e semplificare le attività che vengono svolte quotidianamente. 
Questi, ovviamente, non sono cambiamenti attuabili dal giorno alla notte: non basta installare un nuovo software per dire di aver digitalizzato la propria attività.

Digitalizzare significa molte cose. 

Ad esempio, formare dipendenti e manager all’utilizzo di nuove tecnologie è necessario quando si vuole digitalizzare un processo: in caso contrario, coloro che utilizzano in modo errato i nuovi software impiegheranno anche più tempo di prima nel svolgere una determinata attività.
Anche automatizzare un’operazione ripetitiva come, ad esempio, il registro delle presenze, può costituire un passo in più verso la digitalizzazione permettendo, quindi, a chiunque in azienda di impiegare il meno tempo possibile per svolgere quella attività.
In molti altri casi però, si tratta di analizzare interi processi di business o reparti aziendali e trasformarli completamente al fine di risparmiare soldi e tempo che potrebbero essere meglio investiti nel core business dell’azienda.

Quali sono i vantaggi?

I vantaggi che la digitalizzazione aziendale porta con sé sono molteplici:

• Risparmio di tempo e denaro sulle attività ripetitive che non fanno parte del core business aziendale
• Riduzione dell’errore umano
• Miglioramento dell'impatto ambientale
• Maggiore efficienza e produttività 
• Migliore tracciabilità dei dati e delle attività svolte
• Possibilità di accedere ai dati senza dover essere fisicamente in azienda
• Maggior focus sul cliente
• Possibilità di prendere decisioni data-driven

Quali strumenti possono essere utilizzati?

Per ogni processo aziendale digitalizzabile esistono, ormai, centinaia di soluzioni software e, per questo, è molto importante affidarsi a dei professionisti per scegliere quello giusto. 

Non sempre lo strumento più complesso e costoso è il più adatto.

Ogni azienda può sviluppare internamente dei software studiati ad hoc per le proprie esigenze ma, ad oggi, la soluzione più conveniente, nel 99% dei casi, è l’utilizzo di SaaS (Software as a Service). Questi, grazie ad un abbonamento, permettono di sfruttare il servizio che offrono senza dover installare nulla e senza doversi preoccupare di mantenerlo aggiornato nel tempo.

Alcuni esempi di SaaS sono:

• Software CRM (Customer Relationship Management)
• Tool di Project Management
• Tool per la gestione dei dipendenti
• Tool di marketing automation
• Tool per la digitalizzazione dei contratti e delle firme
• Tool per la digitalizzazione dei documenti

Esempio pratico: Sito web + CRM

Ecco un esempio pratico che mostra come digitalizzare e centralizzare la gestione dei contatti proveniente dal sito web e da tutti i touch point di un’azienda (che chiameremo Azienda X) introducendo l’utilizzo di un CRM.
In mancanza di uno strumento di questo tipo, l’Azienda X raccoglie principalmente i contatti dalla form del suo sito web, dai canali social e dalle fiere a cui partecipa.

Ipotizziamo che i contatti dal sito web vengano registrati all’interno di un database privato e che sia possibile, tramite una dashboard, visualizzarli e/o esportarli in un file excel.

I contatti provenienti dai canali social (Instagram, Facebook, Linkedin) sono, invece, raccolti manualmente e aggiunti in un file excel condiviso tra tutti i dipendenti dell’Azienda X.

Infine, i contatti raccolti nelle varie fiere ed eventi vengono registrati sugli smartphone o su delle agende personali di chi in quel momento è presente.

Lavorando in questo modo, i contatti costantemente raccolti dall’azienda sono sparsi - nel migliore dei casi - in tre diversi punti (database del sito web, excel e smartphone). In questo modo, non è possibile sapere se un contatto è duplicato dato che potrebbe aver contattato l’Azienda X sia tramite il sito web che tramite i canali social.
Per poter risolvere, semplificare e digitalizzare al meglio questo processo la cosa migliore da fare è introdurre l’utilizzo di un CRM: un software che permette di tener traccia di tutti i contatti di clienti o potenziali clienti in un unico punto potendo anche avere uno storico delle operazioni compiute per ciascuno di esso (ad esempio, scambi di mail o telefonate).
Sul mercato esistono diverse soluzioni, alcune più semplici e altre più complesse.
Una delle più famose e complete che possiamo citare è Hubspot, ma esistono anche altre alternative come, ad esempio, Sendinblue.

Gli step per poter introdurre l’utilizzo di un CRM nel caso dell’Azienda X sono:

1. Inserire automaticamente i contatti provenienti dal sito web all’interno del CRM e non più nel database privato
2. Inserire i contatti proveniente dai social (in modo manuale o automatico con alcuni plugin) all’interno del CRM specificando, ovviamente, la fonte da cui arrivano
3. Inserire manualmente i contatti raccolti durante le fiere/eventi sempre all’interno del CRM
4. Formare le persone che devono usare quotidianamente il CRM per far si che ne conoscano ogni funzione e lo possano utilizzare al meglio

Dopo tutti questi passaggi il flusso di contatti e potenziali clienti dell’azienda sarà concentrata in un unico software che permette di non aver contatti duplicati, di avere un identificativo univoco per ogni contatto, di sapere esattamente da che fonte provengono e, infine, di tenere traccia di tutte le interazioni avvenute con loro.

Il ruolo dell’Intelligenza Artificiale:

L’intelligenza artificiale può giocare un ruolo chiave nella digitalizzazione dei processi aziendali portando molti vantaggi.
In primo luogo, l'AI può aiutare le aziende a prendere decisioni data-driven in modo più efficiente, utilizzando grandi quantità di dati e fornendo informazioni utili per migliorare la tempestività e la correttezza delle decisioni prese dall'azienda.
Inoltre, può essere applicata in diversi ambiti: logistica (aiutando a monitorare produzione, scorte e prevedere le esigenze future), gestione dei flussi di lavoro, sicurezza e protezione dei dati.
Può venire naturale pensare che introdurre l’intelligenza artificiale nella propria azienda sia un processo lungo e costoso ma, nella maggior parte dei casi, è più facile di quello che sembra.
Infatti, tornando all’esempio dei SaaS (Software as a Service), ci si ritrova spesso con dei prodotti che già integrano un layer di intelligenza artificiale messo a disposizione per lavorare con i dati forniti.

Quando costa digitalizzare un processo aziendale?

Non esiste una risposta universale che dica quanto costi digitalizzare uno o più processi aziendali. 
Il prezzo può variare da qualche centinaia di euro all’anno, per le aziende e i processi piú piccoli, a migliaia di euro al mese, per le realtà piú grosse che necessitano di interventi piú specifici e tempi di formazione piú lunghi.
Ogni azienda è diversa dalle altre e, per questo, è necessario fare diverse analisi con l’aiuto di professionisti per capire quali interventi sono necessari e che tipo di formazione dovrebbero ricevere i dipendenti e i manager internamente.